sturti / Getty Images
Sťahovanie kancelárie je komplikované. Pri mnohých veciach je ľahké prehliadnuť menšie, ale dôležité úlohy. Ak chcete, aby sa vaša kancelária pohybovala po ceste, použite nasledujúcu príručku kontrolného zoznamu, ktorá zabezpečí, že sa nič nezostane nevynechané.
Tiež sa uistite, že máte kontrolný zoznam základných úloh, ktoré pomôžu vašej kancelárii v pohybe.
Klienti a zákazníci
Je dobré najskôr informovať zákaznícku základňu o presune, najlepšie najmenej mesiac pred uskutočnením presunu. Poskytnite informácie o novom mieste, a to buď zaslaním formálneho listu alebo e-mailu s mapou priloženou alebo pripojenou ku každému v databáze spoločnosti. Alebo v prípade maloobchodu, umiestnením mapy a oznamovacej značky na predné dvere a poskytnutím malého letáka pri každom nákupe. Zverejnite informácie na svojej webovej stránke pomocou ľahko ovládateľných pokynov a akýchkoľvek podrobností, ktoré zabránia návratu vašich zákazníkov; mohlo by to zahŕňať „predaj“ alebo oficiálnu otváraciu párty.
Mali by ste tiež dať svojim klientom vedieť, či sa počas presunu alebo skrátenia času vôbec zavriete. Toto bude kritické oznámenie, aby ste sa uistili, že zákazníci nebudú frustrovaní, ak sú vaše dvere zamknuté. Keď budete vedieť, že budete otvorený pre podnikanie, ušetrí vám veľa telefónnych hovorov od vašich klientov a zabráni im ísť na konkurenta na servis. Inými slovami, informujte svojich zákazníkov o svojom pláne ich údržby počas prechodu.
Poskytovatelia služieb, predajcovia a vládne agentúry
Pravidelne informujte služby a dodávateľov, ktoré vaša spoločnosť používa. Môže zahŕňať tlačiareň, kuriérsku službu, obchod s kancelárskymi potrebami alebo poskytovateľa internetových služieb.
Banky a poisťovníctvo
Banky budú vyžadovať včasné oznámenie; budete musieť zmeniť adresu pri firemných šekoch, potom ich nechať vytlačiť, informovať spoločnosti vydávajúce kreditné karty a akékoľvek ďalšie finančné inštitúcie alebo poskytovateľov služieb. Môžete sa rozhodnúť, že vaša spoločnosť bude mať prospech z prevodu obchodných účtov z jednej banky do druhej alebo z jednej pobočky do druhej; porozprávajte sa so svojím zástupcom banky o službách dostupných v novom mieste / okolí.
Poisťovacie spoločnosti musia byť tiež včas informované. Budú musieť posúdiť nový priestor a v prípade potreby vám poskytnúť nový odhad. Je to vynikajúci čas, aby ste sa porozprávali s poisťovňou o presťahovaní poistenia ao tom, čo budete potrebovať na zabezpečenie ochrany svojej kancelárie.
Zmena prichádzajúcich telefónnych správ
Spolu s aktualizáciou informácií o spoločnosti a marketingových materiálov existujú aj ďalšie spôsoby, ako zabezpečiť, aby sa verejnosť dozvedela o nadchádzajúcom kroku. Pridajte k odkazovaču / službe hlasovej pošty upozornenie s uvedením dátumu presunu, kam sa sťahujete a ako to môže mať vplyv na službu. Poskytnite tiež kontaktné informácie pre klientov, ktorí môžu mať konkrétne obavy.
Nechajte zamestnancov tiež zmeniť svoju priamu linku hlasovej pošty s informáciami o pohybe a novou adresou. Opäť je to ľahký spôsob, ako pripomenúť kontaktom tento krok a informovať tých, ktorí nie sú v databáze kontaktov o zmene.
Zmeňte svoj podpisový riadok
Pridanie oznámenia do riadku podpisu e-mailu pre všetkých zamestnancov zaistí, že každý odoslaný e-mail bude príjemcovi pripomínať nasledujúci krok. Je to vynikajúci spôsob, ako osloviť jednotlivcov, ktorí nie sú v zozname kontaktov spoločnosti.
Odchádzajúca korešpondencia pečiatky
Nákup červenej pečiatky s nápisom „Note New Address“; známky sa dajú zvyčajne kúpiť v obchode s kancelárskymi potrebami. Pečiatkujte aktualizované hlavičkové papiere, aby ste sa uistili, že príjemcovia sú si vedomí zmeny adresy. Upozorňujeme, že tento krok upozornenia nebude možné uplatniť, až po dokončení presunu.
telefónne
Toto by mal byť prvý nástroj, ktorý ste kontaktovali o svojom pohybe; chcete sa ubezpečiť, že vaša firma zostane počas sťahovania otvorená alebo že dôjde k najmenšiemu narušeniu. Dajte telefónnej spoločnosti vedieť, kedy je presun, a požiadajte, aby boli telefóny nainštalované a pripravené na prevádzku na novom mieste deň pred dátumom vášho nastúpenia, len aby ste sa uistili, že systém je v prevádzke v deň vášho nastúpenia.
Požiadajte spoločnosť, aby zaviedla systém presmerovania hovorov s účinnosťou v deň vášho pohybu. Ak vaša spoločnosť mení telefónne čísla, požiadajte o pridanie upozornenia k starému číslu a informujte volajúcich o zmene telefónneho čísla. Po presťahovaní je vhodné zavolať na svoje staré číslo, aby ste sa uistili, že služba je v prevádzke. Tiež sa uistite, že vaše nové obchodné číslo a adresa sú aktualizované v ďalšom telefónnom zozname a adresári.
Účty pošty, e-mailu a sociálnych médií
Upozornite poštu na svoj presun a zabezpečte, aby bola pošta presunutá na niekoľko mesiacov po presune. Ako už bolo uvedené, do riadkov podpisu zamestnanca pridajte pred presunom oznámenie o pohybe a tiež po ňom; Po presunutí podpisu by sa malo od príjemcu vyžadovať, aby si všimol zmenu adresy a kontaktných informácií.
Pravidelné kuriérske spoločnosti, ktoré vyzdvihujú a odchádzajú, by tiež mali byť informované o zmene adresy a akýchkoľvek zmenách služieb.