
nirat / Getty Images
Hromadu papiera predstavuje bolesť a správa systému domáceho podávania údajov môže byť ťažná. Niektoré dokumenty si však musíte zavesiť, pretože nikdy neviete, kedy ich budete potrebovať.
Ako dlho musíte uchovávať svoje dane, príjmy, bankové výpisy a ďalšie dôležité dokumenty? Každý typ dokumentu je iný, takže si budete chcieť byť istí, že budete mať všetku svoju dokumentáciu dosť dlho na to, aby ste zapálili drvič, aj keď si myslíte, že ste s nimi hotoví.
Udržiavanie funkčného systému domáceho archivovania
Jedným z kľúčov k vytvoreniu funkčného systému domáceho archivovania je začať znižovať množstvo prijatého papiera. Môže to skutočne znížiť množstvo papiera, ktoré budete musieť skartovať alebo uložiť. To znamená, že sa musíte zbaviť nevyžiadanej pošty, zaregistrovať sa na e-účty a neprijímať letáky, kupóny, ktoré nikdy nepoužijete, katalógy, ktoré nikdy nečítate, alebo iné efeméry, o ktorých máte pocit, že by ste si mali počkať, keď ich poznáte. naozaj nie.
Ak necháte túto fázu premiešania vymknúť z rúk, môžete naozaj začať zápasiť s neporiadkom v papieri. Môže sa dokonca dostať do bodu, keď máte pocit, že by ste ho mohli hromadiť. V týchto prípadoch môže byť veľmi užitočné osloviť odborníka, ktorý vás môže sprevádzať procesom vyraďovania.
Druhým krokom je uistenie, že máte zavedený dobrý systém správy pošty. Čím efektívnejšie spracúvate e-maily, keď príde, tým menej často budete musieť robiť veľkú reláciu archivácie, skartovania a recyklácie.
Nastavte elektronický systém
Zbavením sa vášho podania papiera nastavením elektronického podateľného systému ušetríte miesto a zbavíte sa neporiadku v papieri. V súčasnosti má elektronický informačný systém veľa zmyslu, pretože je ľahší ako kedykoľvek predtým.
Ak chcete začať, potrebujete skener a miesto na ukladanie súborov: systém priečinkov v počítači a zálohovanie v cloude, ako aj externý pevný disk. Čím viac záloh máte doma aj mimo podniku, tým viac budete pripravení vykopať hromadu administratívy bez obáv zo straty niečoho dôležitého.
Vytvorte všeobecné priečinky pre rôzne typy dokumentov (napr. Domácnosť, dane, auto, rodné listy atď.) Pri ukladaní dokumentov nemusíte byť príliš presní, pretože systémy elektronického podania sú prehľadateľné.
Potom naskenujte každý dokument a uložte ho do priečinka podľa obsahu. Každému súboru pomenujte jedinečný názov, ktorý ho opíše, aby sa dal rýchlo nájsť pomocou funkcie vyhľadávania v počítači. Pridanie dátumu na koniec názvu súboru vám tiež môže pomôcť rozlíšiť ten istý typ dokumentu od rôznych časových období. Napríklad, namiesto toho, aby ste volali svoj účet za služby utilitystatement.pdf, nazvite ho utilitystatement-Feb2019.pdf.
K dispozícii je tiež množstvo aplikácií, ktoré vám pomôžu rýchlo zaznamenať a uložiť rôzne dokumenty. Mnohé z nich môžu byť spravované pomocou smartfónu alebo tabletu, takže sa môžete zbaviť papierovania (najmä účtenky), keď nie ste v blízkosti svojho domáceho počítača.
Vedenie kópií
Pokiaľ ide o vaše najdôležitejšie dokumenty, odborníci odporúčajú uchovávať viac kópií. To môže znamenať uchovanie jednej kópie v cloudovom úložisku a ďalšiu na pevnom disku. Môže to tiež znamenať uchovávanie jednej kópie vo vašom elektronickom podaní a jednej kópie v protipožiarnom trezore.
Dokumenty na trvalé uloženie
Niektoré dokumenty by sa mali uchovávať navždy. To sú najdôležitejšie, ktoré môžete v budúcnosti potrebovať z rôznych dôvodov. Zaistenie toho, aby boli uložené na bezpečnom mieste a aby bola bezpečná kópia, vám ušetrí veľa času, keď sú potrebné.
- Akademické záznamy: diplomy, prepisy a všetky práce v portfóliu, ktoré sa môžu použiť v budúcnosti pri uchádzaní sa o prácu.
- Osvedčenia o prijatí
- Krstné osvedčenia
- Rodné listy
- Osvedčenie o úmrtí: Môže byť potrebné na daňové účely.
- Vodičské preukazy
- Záznamy o zamestnaní: Akékoľvek doložky, dohody, disciplinárne spisy a preskúmania výkonnosti.
- Manželské osvedčenia
- Zdravotné záznamy
- Vojenské záznamy
- pasy
- Dôchodkové a dôchodkové záznamy
- Karty sociálneho zabezpečenia
- Wills
Dokumenty, ktoré sa majú určitý čas ukladať
Predstavte si, že na vašom stole sú bankové výpisy a účty na celý život. Už po desiatich rokoch by bol tento balík pravdepodobne neuveriteľne veľký. Existuje veľa druhov dokumentov - väčšinou finančných -, ktoré by ste si mali ponechať určitý čas, ale nemusíte ich ukladať navždy. Možno ich budete musieť nejakú dobu odkazovať mesačne alebo týždenne, potom sa jednoducho stanú ďalším kúskom papiera, ktorý leží okolo vytvárania neporiadkov.
Zložitá časť je vedieť, kedy sa môžete týchto typov záznamov zbaviť. Neexistuje dobrá odpoveď na všetko, ale odporúčané pokyny založené na tom, čo to je:
- Bankové výpisy: Jeden mesiac
- Účty: Jeden rok za akékoľvek dane alebo záruky súvisiace; všetky ostatné účty by sa mali skartovať hneď po ich zaplatení.
- Účty na kreditné karty: Skartujte ihneď po zaplatení.
- Príjmy za zlepšenie domácnosti: Uchovávajte až do predaja domu.
- Investičné záznamy: Sedem rokov po zatvorení účtu alebo predaji cenného papiera.
- Prenájom: Uchovávajte, kým sa neodsťahujete a nedostanete svoj vklad od prenajímateľa.
- Výplaty a výplaty: Jeden rok alebo dovtedy, kým nedostanete výpis W-2 za daný daňový rok.
- Príjmy z predaja: Pri veľkých nákupoch, ako sú napríklad spotrebiče a elektronika, nechajte záručnú dobu. Pokiaľ ide o veci, ako sú potraviny a oblečenie, uschovajte si účtenku iba dovtedy, kým nebudete vedieť, že na vrátenie tovaru nebude potrebné.
- Daňové doklady: Sedem rokov vrátane vášho spisu a všetkých sprievodných dokladov, ako sú W-2 a potvrdenky.
- Záznamy o vozidle: Uchovávajte až do predaja lode, automobilu alebo motocykla.
Ako sa zbaviť dokumentov
Skartovanie dokumentov je hlavným spôsobom, ako sa chrániť pred krádežou identity. Spravidla existujú určité dokumenty, ktoré by sa mali absolútne skartovať. Patria sem všetky čísla účtov, dátumy narodenia, rodné mená, heslá a čísla PIN, podpisy a čísla sociálneho zabezpečenia.
Ak sú dokumenty stále „aktívne“ - musíte ich držať pre referenciu - umiestnite ich do svojho domáceho registračného systému podľa témy. Skartujte ich, len ak sa už nepoužívajú.
Aké dokumenty skartovať
Po dokončení týchto dokumentov ich už nebudete potrebovať, môžete ich skartovať:
- Príjmy z bankomatu
- Bankové výpisy
- Kópie rodného listu
- Zrušené a neplatné kontroly
- Účty na kreditné karty
- Úverové správy
- Vodičské preukazy (uplynula)
- Doklady o zamestnaní, ktoré obsahujú akékoľvek identifikačné údaje
- Platnosť pasov a víz
- Čísla investičných účtov
- Legálne dokumenty
- Investičné, akciové a majetkové transakcie
- Položky s podpisom (nájomné zmluvy, zmluvy, listy atď.)
- Značky batožiny
- Lekárske a zubné záznamy
- Doklady s číslom sociálneho zabezpečenia
- Heslá alebo čísla PIN
- Výplaty
- Vopred schválené aplikácie kreditných kariet
- Potvrdenia s kontrolou čísla účtu, čísla kreditnej karty alebo akýchkoľvek iných identifikačných informácií
- Daňové formuláre
- Prepisy s identifikačnými informáciami
- Cestovné trasy
- Použité letenky
- Účty (telefón, plyn, elektrina, voda, káblová televízia, internet atď.)
Všetko ostatné - napríklad papierovanie - môžete jednoducho recyklovať. Uistite sa, že máte nastavený flexibilný registračný systém, aby ste tieto dokumenty mohli mať pod kontrolou. Je tiež dobré zvyknúť si pravidelne prehliadať uložené dokumenty. Pokúste sa to urobiť pri platení účtov, podaní daní alebo pri starostlivosti o podobnú opakujúcu sa úlohu, aby ste nezabudli a vaša administratíva sa vymkla z rúk.